XXI JORNADAS DE ARCHIVOS MUNICIPALES – ACTAS 2021
XXI JORNADAS DE ARCHIVOS MUNICIPALES: Documentos esenciales en tiempos de crisis. Chinchón, 26 – 28 de mayo de 2021.
En las últimas Jornadas celebradas por el Grupo de Archiveros de Madrid se presentaba el Inventario de Procedimientos como instrumento complementario del Cuadro de Clasificación de Fondos, imprescindibles ambos en la implementación de la gestión integral de documentos.
El Cuadro de Clasificación se proponía como una herramienta necesaria para la implantación de la administración electrónica, que sirve de soporte a toda la gestión del documento desde su origen, que organiza de forma jerárquica y estructurada la producción documental de todo el ayuntamiento asignándole series previamente determinadas por los procedimientos de tramitación.
El Inventario de Procedimientos y el Catálogo de Tipos documentales venían a completar los instrumentos necesarios y obligatorios para la implementación de la gestión integral de documentos. En el presente, nuestro objetivo es determinar un programa de valoración de los documentos esenciales del archivo como secuencia lógica en la aportación de metodologías.
Por lo tanto hay que tener en cuenta que la definición de los documentos esenciales en la administración municipal, y su propuesta para formar parte del Plan de seguridad para la recuperación de la documentación en los grandes desastres, debe servir no sólo para implementar un metadato en la génesis del documento electrónico, sino también para aplicar a la documentación en soporte papel que todavía se conserva en los archivos municipales. Y a actuar con esos criterios en la pronta recuperación de los documentos que son imprescindibles para la inmediata actuación de los ayuntamientos en caso de necesidad por catástrofes o cualquier
otra contingencia.
Veremos a lo largo de la exposición que para la implantación de la documentación
electrónica es necesaria la adopción de la tabla que identifique con claridad los
documentos esenciales. Aunque esto forme parte de las conclusiones vamos a
adelantar el concepto a modo de hipótesis.
La implementación de los documentos electrónicos en la administración municipal requiere desarrollar medidas de análisis y gestión de riesgos, en cumplimiento
con lo regulado en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, del Esquema Nacional
de Seguridad. El mismo Esquema recomienda la necesidad de la elaboración de
un Plan de Recuperación de la Documentación para Grandes Desastres.
